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《XX省职业院校档案查阅利用管理规范》(试行)

1范围

本标准规定了XX省职业院校档案查阅利用管理的基本要求、查阅利用流程、服务方式与质量、特殊情况处理、安全与保密等内容。

本标准适用于XX省行政区域内各类职业院校（含中等职业学校、高等职业院校）档案的查阅利用管理工作。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T188942016电子文件归档与管理规范

DA/T222015归档文件整理规则

DA/T312017纸质档案数字化技术规范

3术语和定义

3.1职业院校档案

职业院校在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.2查阅利用

利用者依法依规对职业院校档案进行查阅、复制、摘录等活动。

3.3档案利用者

因工作、学习、研究等需要查阅利用职业院校档案的个人或组织。

4基本要求

4.1制度建设

职业院校应建立健全档案查阅利用管理制度，明确查阅利用的条件、程序、权限等内容，并在学校网站或档案部门显著位置公布。

4.2人员配备

档案部门应配备专业的档案管理人员，负责档案查阅利用的接待、审核、服务等工作。档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业