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合同档案目录格式

甲方（委托方）：[公司/单位名称]

乙方（执行方）：[公司/单位名称]

签订日期：202X年X月X日

签订地点：[城市/地区]

鉴于甲乙双方在商业合作及档案管理方面的需求，为确保合同档案的规范性、可检索性及安全性，双方经友好协商，就合同档案目录格式的制定与管理达成如下协议：

第一条术语定义

1.1本协议所称合同档案，指甲乙双方在合作过程中产生的所有具有保存价值的纸质或电子合同文件，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

1.2本协议所称目录格式，指甲乙双方在合同文件归档时必须遵循的文件命名规则、文件夹分类结构及电子索引标准。目录格式是档案管理的基础规范，双方均须严格遵守。

第二条合同档案目录格式标准

2.1电子文件命名规则

所有合同电子版（含PDF、Word格式）必须采用“全拼汉语拼音”或“首字母缩写”命名，格式必须严格统一为：

[年份]-[合同编号]-[合同性质代码]-[版本号]-[页码范围]

*[年份]：指合同签署年份，格式为四位数，如2023。

*[合同编号]：指合同内部唯一流水号，格式为五位数字，如00001。

*[合同性质代码]：指合同类型缩写，采购为CG，销售为XS，租赁为ZL，服务为FW。

*[版本号]：指合同版本号，如01代表V1.0。

*[页码范围]：指该文件的起始页码和结束页码，如01-1