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2026年宿舍档案管理制度

第一章总则

第一条为适应2026年及未来智慧校园建设的发展趋势，进一步规范宿舍档案管理工作，提升宿舍管理服务的精细化、智能化与规范化水平，确保住宿人员信息的真实性、完整性与安全性，特制定本制度。本制度旨在构建一套集数据采集、动态更新、安全存储、高效查询与合规应用于一体的现代化宿舍档案管理体系。

第二条宿舍档案是记录住宿人员在校期间住宿情况、行为表现、资产使用及日常管理的重要历史记录，是宿舍安全防控、后勤服务保障、突发事件应急处理以及个人综合素质评价的基础数据来源。宿舍档案管理必须遵循“以人为本、数据赋能、安全保密、全程留痕”的原则。

第三条本制度适用于学校（或单位）内所有学生宿舍、员工公寓及专家公寓的档案管理工作。涵盖所有入住人员（包括本科生、研究生、博士生、博士后、留学生、教职工、短期访学人员等）的住宿档案建立、维护、使用及销毁全过程。所有涉及宿舍档案管理的部门、人员及住宿对象均须严格遵守本制度。

第四条宿舍档案管理应积极引入大数据、云计算及物联网技术，推动档案管理从“纸质化”向“电子化、数字化、智能化”转型。在2026年全面实现宿舍档案的“一数一源、同源管理”，确保数据在各业务系统间的高效流转与实时共享，打破信息孤岛。

第二章管理体制与职责分工

第五条宿舍档案管理实行“统一领导、分级负责、专人管理”的管理体制。成立宿舍档案管理工作领导小