档案及合同管理制度(2篇).docxVIP

档案及合同管理制度(2篇)

档案及合同管理制度一

总则

为加强公司档案及合同管理，有效地保护和利用档案与合同资料，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及下属单位档案及合同的管理工作。档案管理工作应遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。合同管理工作应贯穿合同的签订、履行、变更、终止等全过程，防范合同风险。

档案管理

1.档案范围

公司档案包括但不限于行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等。行政档案涵盖公司文件、会议记录、规章制度等；人事档案包含员工个人信息、履历、培训记录等；财务档案有会计凭证、账簿、报表等；业务档案涉及公司业务活动中的各类文件、资料、报告等。

2.档案收集与整理

各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，及时将办理完毕且具有保存价值的文件材料收集齐全。收集的文件材料应按照档案分类标准进行整理，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。档案整理应做到分类科学、编号规范、装订整齐。

3.档案保管

公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防潮设备、防火设备等，确保档案的安全。档案应按照分类编号有序存放，定期进行检查和清点，发现问题及时处理。对于重要档案和特殊载体档案，应采取特殊的保管措施。

4.档案借阅与利用

公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案室办理