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档案收集与整理规范手册（执行版）

第1章总则

1.1适用范围与定义

本手册适用于各级党政机关、企事业单位及社会团体在档案收集、整理、保管、利用及销毁全生命周期中的规范化操作。其核心定义是将具有保存价值的文件材料，按照统一标准进行整理，以形成案卷，并定期移交至档案馆或指定保管机构的过程。在定义中，“档案”特指过去或现在的各种直接或间接地反映机关、团体、企事业单位活动、工作、业务情况，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

“执行版”意味着本手册已采纳最新国家标准（GB/T5795-2019）及行业最佳实践，旨在解决过去因标准执行不一导致的“有案无卷”、“有卷无卷”等管理漏洞。适用范围涵盖从档案形成源头（如会议记录、项目立项书）的初步收集，到中期整理（如归档前的自查自纠），再到终期移交（如移交清单的编制与审核）的全过程。对于电子档案，本章节同样适用，强调“双套制”管理，即纸质档案与电子档案必须同步收集、同步整理、同步归档，确保数据不丢失、格式不损坏。

界定“可归档性”是本章的关键，凡具备长期保存价值的文件材料，无论来源是否正式，只要经过整理并符合安全要求，均可纳入本手册管理的档案范畴。

1.2编制依据与原则

本手册的编制严格遵循《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》及国家档案局相关技术标准，确保法律效力的权威性。编制原则坚持“统一标准、分类科学、安全保