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项目部投标资料归档规范案

一、归档范围界定

（一）投标文件核心材料。包括但不限于投标函及投标函附录、法定代表人身份证明、授权委托书、联合体协议书、投标保证金缴纳凭证、商务部分技术部分响应文件、资格证明文件、类似项目业绩证明、报价文件、图纸及计算书等。所有材料必须完整、清晰，无涂改、无污损。

（二）评审过程记录。涵盖专家评审表、评审意见汇总、澄清文件往来记录、废标决定书、中标通知书等全流程性文件。电子版与纸质版需同步存档，确保数据一致性。

（三）合同签订及执行资料。含合同协议书、补充协议、付款凭证、变更签证单、竣工验收报告等，需按合同阶段系统化整理。涉及金额较大的合同，需附审计报告复印件。

（四）法律合规文件。包括但不限于营业执照副本、资质证书、安全生产许可证、纳税证明、社会保险缴纳证明等，确保投标主体持续符合招标文件要求。

（五）电子档案配套材料。所有电子版投标文件需附带PDF格式归档，并建立索引目录。涉密文件需采用加密存储，专人专柜保管，存档期限不少于5年。

（六）归档要求。所有归档材料必须按投标项目独立成卷，卷内文件按时间顺序排列，重要文件置于卷首。特殊载体文件（如光盘、图纸）需单独编号并附说明卡。

二、归档流程规范

（一）初验整理。投标文件接收后48小时内完成完整性检查，对缺漏材料立即联系投标人补齐。商务技术部分需逐页核对页码，确保连续性。