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证照复印审批留存控制规范

一、总则

（一）目的规范。为加强证照复印审批留存管理，防范信息安全风险，提升行政效能，特制定本规范。

1.依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》，结合单位实际，明确证照复印审批留存流程、权限与责任。

2.适用范围涵盖单位内部所有证照类文件（含纸质、电子版）的复印、审批、留存等环节。

3.基本原则坚持最小必要、分级授权、全程留痕、定期清理。

二、组织架构与职责

（一）职责划分。各部门负责人是本部门证照复印审批留存的第一责任人，必须确保制度落实。

1.办公室负责统筹协调，建立证照目录清单，监督执行情况。

2.法务部门负责审核复印审批流程的合规性，提供法律支持。

3.信息部门负责电子证照管理系统运维，保障数据安全。

4.各业务部门按职责范围提供证照复印审批服务。

（二）权限设定。证照复印审批权限实行分级管理：

1.一般证照复印由部门负责人审批，特殊证照需报办公室备案。

2.涉密证照复印必须经单位主管领导批准，并全程监控。

3.电子证照复制需通过专用系统操作，严禁导出原始数据。

三、证照目录管理

（一）清单编制。办公室牵头编制《单位证照目录清单》，包括：

1.证照名称、编号、颁发机关、有效期、保管责任部门。

2.复印审批权限层级、留存期限、特殊要求标注。

3.清单定期更新机制，每年至少核查一次。

（二）动态调整。遇以下情形需