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现场资料归档要求招投标后续管理

一、现场资料归档范围界定

（一）资料收集原则。归档资料必须全面反映招投标全流程，确保真实性、完整性与系统性，具体包括投标文件、评标记录、合同文本、变更签证、验收报告等核心材料。各单位必须建立统一的资料收集清单，明确归档边界，禁止遗漏关键环节信息。

（二）归档内容清单。1.投标阶段需归档投标函、技术方案、商务报价、资格证明等；2.评标阶段需归档评标细则、专家意见、得分统计表；3.合同阶段需归档合同正本、附件清单、履约保证金凭证；4.施工阶段需归档进度报告、质量检测记录、安全检查表；5.竣工阶段需归档竣工验收报告、结算凭证、审计报告。所有电子资料必须同步生成纸质存档，确保双轨管理。

（三）归档时限要求。投标资料应在开标后30日内完成归档，评标资料应在定标后15日内归档，合同资料应在签订后7日内归档，工程资料应在竣工验收后60日内归档。特殊项目可根据合同约定适当延长，但最长不超过90日。

二、现场资料归档标准规范

（一）归档格式要求。1.纸质资料必须采用A4幅面，装订牢固，页边距上下左右各2.5厘米；2.电子资料必须转换为PDF格式，扫描分辨率不低于300dpi；3.图纸类资料需折叠成统一尺寸，并附电子版备份；4.签字类文件必须使用黑色签字笔，字迹清晰可辨。

（二）归档编号规则。采用项目代号-年份-类别-序号四段式编号，如XM2023-合同-001。具体分