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2025年档案收集与保管规范手册

第2章

档案收集规范与流程控制

2.1档案收集范围界定与来源分类

依据国家档案局发布的《档案法》及《机关档案工作条例》，明确本单位应收集的范围必须涵盖“本机关形成”及“与本机关工作有关的”所有档案，不得随意扩大或缩小边界。对于历史遗留的“亡失”档案，需启动专项调查程序，通过查阅原始凭证、走访相关机构或调取电子备份文件进行确认，确保不遗漏任何具有保存价值的历史片段。

区分“主动收集”与“被动回收”两种模式：主动收集指日常业务活动中产生的文书、图表等；被动回收则针对上级部门移交、下级单位报来的、以及因机构改革产生的档案进行统一归集。建立“三单匹配”机制，即“原始单据、经办人签字、时间戳”三者必须同时存在方可作为正式归档依据，杜绝“无中生有”或“补签造假”现象。针对涉密档案，严格执行分级分类标准，确保在收集过程中不泄露国家秘密、商业秘密或个人隐私，并同步完成密级标识的录入工作。

对涉及重大历史事件的档案，需提前制定专项应急预案，明确收集过程中的安全保卫措施，防止因操作不当导致档案损毁或丢失。

2.2档案收集主体资格与权限审查

所有参与档案收集工作的个人，必须持有有效的《档案工作资格证书》或经过专业培训并考核合格，严禁未经培训的人员擅自接触敏感档案。设立“档案收集责任岗”，由部门负责人指定专人作为第一责任人，负责审核收集材料的完整性