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合同档案查阅审批细则制度

一、总则

（一）目的依据。为规范合同档案查阅审批工作，确保档案信息安全，提高管理效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规制定本细则。各单位应严格遵照执行，确保合同档案查阅审批工作制度化、规范化、标准化。

（二）适用范围。本细则适用于公司所有合同档案的查阅、复制、摘录等行为的审批与管理，涵盖合同签订、履行、变更、终止等全生命周期档案。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，按保密规定执行。

（三）基本原则。坚持“最小必要、分级授权、全程留痕、责任到人”原则，确保查阅审批工作合法合规、高效有序。

二、组织机构与职责

（一）职责划分。公司档案管理部门统一负责合同档案的收集、整理、保管、鉴定和销毁工作，是合同档案管理的归口部门。各业务部门负责本部门合同档案的形成、初步整理和移交。法律合规部负责合同档案查阅审批的监督和指导。

（二）审批权限。合同档案查阅审批权限分为三级：一般查阅由部门负责人审批；重要查阅由分管领导审批；特别重要查阅由总经理审批。具体权限划分详见附件《合同档案查阅审批权限表》。

（三）人员职责。档案管理员负责档案的日常管理和查阅登记；部门负责人负责本部门查阅申请的审核；审批人员负责查阅权限的最终决定。所有参与查阅审批的人员必须经过保密培训，签订保密承诺书。

三、查阅审批流程

（一）申请提交。查阅人需填写《合同档案查阅申请表》，