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金融行业董事会办公室董事会秘书董事会运作手册

第1章组织架构与职责规范

1.1董事会秘书法定职责界定与岗位设置

董事会秘书作为连接董事会与经理层的核心枢纽，其法定首要职责是确保董事会决议的合法合规，并直接对接监管机构（如证监会、交易所）及社会公众，负责董事会会议记录的整理、保管及归档，确保会议决议有据可查。在岗位设置上，董事会秘书必须持有中国证监会认可的证券从业资格，且通常要求具备5年以上证券、基金或银行业从业经验，其中从事过证券、基金或银行机构董秘工作不少于3年，以确保具备处理复杂监管事务的专业能力。

董事会秘书需建立标准化的会议筹备机制，依据《公司法》及公司章程，提前15个工作日向董事会发出会议通知，并负责协调各董事、监事及高级管理人员的时间，确保董事会会议按时召开。在职责范围中，董事会秘书还需担任公司信息披露的“守门人”，负责编制并披露定期报告（包括年报、半年报）及临时公告，确保所有信息真实、准确、完整，不得虚假记载或误导性陈述。当董事会决议涉及重大资产重组、重大投资或对外担保等事项时，董事会秘书必须严格履行“前置程序”职责，在董事会做出决议前，先向董事会秘书进行书面审查，并获取其签字确认。

董事会秘书还需协助董事会秘书履行法律、行政法规或部门规章规定的其他职责，例如在涉及外资准入、外汇管理、反洗钱等专项工作中，作为董事会对外联络的第一责任人，