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金融行业董事会办公室秘书董事会会议通知发送手册

第1章会议组织与筹备管理

1.1会议议题筛选与立项流程

议题需由业务部门提交并经合规部初步审查，确保议题符合监管要求及董事会决议事项，立项时须明确议题名称、核心摘要及提交部门，形成《议题立项单》。议题需经董事长或董事会秘书初审后，提交董事会办公室进行多轮审议，重点核查议题的必要性、可行性及潜在风险，确保议题质量。

经审议通过的议题需纳入《董事会会议议题清单》，并明确议题排序及优先级，由董事会秘书统一归档备查，作为会议筹备的基础依据。对于涉及重大战略调整或财务事项的议题，需额外准备专项研究报告及数据支撑材料，由业务部门提前3个工作日完成初稿提交。议题立项后，董事会办公室需依据《公司章程》及《董事会议事规则》制定详细的会议议程草案，并同步发送至各参会部门征求意见。

议题立项流程需建立电子化台账，记录从提交到立项的每一个节点及责任人，确保全流程可追溯，杜绝遗漏或违规。

1.2会议时间、地点与参会范围确认

会议时间需结合董事会办公室日历及各部门办公时间排定，原则上避开工作日非业务高峰期，并提前10个工作日向参会部门发送初步时间表。会议地点需根据董事会办公室会议室容量及设备配置确定，若涉及异地会议，需提前确认当地交通接驳方案及备用会议室方案。

参会范围需严格依据《董事会会议通知》及《董事会秘书手册》规定执行，