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行政行业办公室行政助理公文收发与档案管理手册（执行版）

第1章公文收发管理

1.1公文接收规范与登记流程

接收人员须依据《党政机关公文处理工作条例》及本单位《公文处理实施细则》，在收到公文当日（遇节假日顺延）完成初步核验，重点检查公文封面是否完整、印章是否清晰、文号是否规范，若发现缺页、破损或印章模糊，应立即退回并记录在案，严禁接收残缺不全的公文。登记工作需在专用《公文收发文登记表》上逐项填写，必须包含公文标题、发文字号、密级标识（如“内部”、“机密”、“秘密”）、紧急程度（特急、急、平）、签发人及日期等核心要素，严禁漏填、错填或手写模糊，确保台账可追溯。

登记完成后，需按“收文编号+日期+事由”的格式建立索引卡片，将纸质公文与电子文档同步至OA办公系统或指定电子归档平台，实现“一单双录”，确保纸质流转与数字化存储同步进行。对于涉密或重要公文，接收人须当场在登记栏注明“涉密”字样并拍照留存，同时通知保密办进行专项登记，严禁将涉密文件带出办公区域或交由非涉密人员接触。接收流程需严格执行“双人复核”机制，由另一名行政专员或指定领导对登记内容进行二次确认，核对关键信息无误后，方可在系统发起“收文”流程，防止单人操作引发的信息遗漏或篡改。

接收完毕后，接收人须填写《收文回执单》并加盖个人印章，注明收到时间及具体经办人，该回执单需一式两份，一份归档，一份留存备