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行政行业办公室秘书行政公文处理手册

第1章公文收发管理

1.1公文收文登记与归档

收文登记是行政公文处理的第一道关口，必须遵循“日清月结”原则，确保所有公文在接收当日完成编号、签收和传阅记录。在纸质公文处理中，秘书需使用专用登记簿，依据公文标题、文号、密级、份数、送呈领导姓名及日期等要素进行逐项填写，严禁漏填或错填。

对于涉及重要领导批示或紧急事项的公文，秘书应在收到后30分钟内完成签收并录入系统，同时拍照留存纸质原件作为归档依据。归档前的整理工作包括对收文目录进行分类、排序和装订，确保归档卷宗的目录清晰、页码连续、附件完整，符合档案馆移交标准。归档资料需经过“双人复核”程序，由两名工作人员共同检查封面、目录、正文及附件的完整性，确认无误后方可移交档案室。

归档后的文件应存入档案柜并建立长期保存台账，记录存放位置、保管期限及责任人，确保档案随时可查、完好无损。

1.2公文流转催办与督办

公文流转催办机制要求秘书在公文签发后24小时内启动跟踪，通过内部办公系统或纸质便签记录流转节点，防止公文“沉睡”积压。对于超过规定时限未流转的公文，秘书需立即向发文部门负责人发出催办通知，明确反馈时限（通常为3个工作日）及反馈要求。

督办单需明确催办事由、拟办意见、负责人及预计办结时间，并抄送相关分管领导，形成闭环管理，确保事事有回音。若公文流转出现停滞超过7个工作日，秘书