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法律咨询行业咨询部律师助理法律咨询接待手册

第1章接待流程规范

1.1预约咨询机制与确认

建立标准化的预约渠道体系，律师助理需通过企业、官方短信或电话等渠道接收客户信息，并在24小时内完成录入系统，确保数据不丢失、不延迟。严格执行“首问责任制”，对于未录入系统或信息不全的咨询请求，助理必须在5分钟内电话联系客户，核实身份并引导至合规的预约平台，杜绝随意接待。

根据案件复杂度设定差异化预约时长，一般民事纠纷案件建议安排30分钟至45分钟，复杂商事案件或刑事咨询则需提前1-2小时预留充足时间，避免时间冲突。预约成功后，助理需在2个工作日内向客户发送《预约确认函》，明确告知预约时间、地点及所需携带材料清单，并再次确认客户是否按时到场。若客户因不可抗力（如突发疾病、交通阻断）无法到场，助理需立即启动应急预案，出具书面《延期/改期确认单》，并在24小时内由主管律师审批后通知客户。

预约记录需实时同步至律所OA系统，唯一的案号，并在系统后台设置自动预警，一旦超过预约时限未报到，系统自动触发短信提醒并通知主管介入。

1.2首次接待接待准备

在接待前，助理需提前15分钟到达会议室，提前调试音响设备、投影仪及电脑网络，确保环境安静且设备运行正常，避免因技术故障影响专业形象。必须准备标准化的接待流程表，包含客户基本信息、案件类型预判、可能需