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行政行业档案室档案管理员档案整理归档手册

第一章总则与基础规范

第一节归档范围界定与分类标准

根据《机关档案管理规定》及各行业档案分类方案，行政档案的归档范围必须严格限定在“形成过程”与“保存价值”双重标准之上。凡是在行政运行过程中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像等多种载体材料，均纳入归档范畴；对于仅作为内部参考、无对外公开价值的会议记录、工作简报等，则依据“核心材料”原则予以剔除。在分类标准执行中，必须依据档案的“主题词”和“内容属性”进行层级化归集，严禁出现“按部门归档”或“按时间归档”的混乱现象。例如，某部门2023年1月至6月的所有财务凭证、合同扫描件及会议纪要，必须统一归集至“行政-财务-2023年”这一特定档案目录项下，确保同一主题下的材料集中存放。

对于涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的重要档案，其归档范围界定需遵循“最小化披露”原则。例如，某行政单位在2024年5月处理的一起涉及客户隐私的投诉案件，其内部调查记录、谈话笔录及处理意见，若符合保密规定，则单独列为涉密档案进行归档，不得混入普通业务档案中。档案分类码的设定需参照GB/T11821《文件分类组织》等相关国家标准，结合本单位实际业务特点制定。例如，在行政后勤管理类中，可将“办公用品采购与使用”、“车辆管理”、“会议组织”等具体业务活动划分为独立的二级档