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外贸行业外贸部业务员外贸订单处理手册

第1章订单接收与初步评估

1.1邮件与电话沟通确认

业务员需在24小时内响应客户询盘，通过专业邮件模板（如：确认函/报价单模板）回复，明确报价有效期及付款方式，避免客户因信息模糊产生误解。电话沟通中需遵循“先听后说”原则，记录关键信息（如客户紧急程度、特殊要求），同时同步发送初步报价单，确保客户能即时查看报价细节。

针对客户提出的价格异议，需立即启动“二问三答”法，通过反问确认客户真实预算范围，并逐条解释成本构成，用数据支撑价格合理性。若客户确认价格，需立即发送《价格确认邮件》，注明“本报价有效期至X月X日”，并抄送采购经理及财务部门，锁定报价窗口期。对涉及大量原材料或特殊工艺的订单，需额外发送《技术规格确认邮件》，明确材质牌号、公差范围及表面处理工艺，防止后续生产返工。

沟通结束后，需在24小时内整理《沟通记录表》，归档邮件原文、通话录音摘要及客户确认意见，作为后续合同签署的法律依据。

1.2技术图纸与规格核对

收到图纸后，业务员需使用专业CAD软件或在线图纸查看工具，检查图纸清晰度、比例尺及标注完整性，确保无遗漏关键尺寸或公差要求。重点核对图纸中的表面处理工艺（如阳极氧化、喷塑）、镀层厚度（如锌层80μm）及材质认证书（如RoHS、REACH认证），确认符合出口国标准。

若图纸存在模糊处