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金融行业办公室助理行政会议决议归档整理手册

第1章会议组织与筹备规范

1.1会议议题筛选与立项审批

议题筛选需遵循“必要性、相关性、时效性”三大原则，通过业务部门发起、行政审核、分管领导终审的三级复核机制，确保议题聚焦核心业务痛点，杜绝无关事务性会议，会议立项审批单需明确议题标题、核心目标、预期产出及预算范围，立项决策时限不得超过3个工作日，超时未获批的议题自动转入“暂缓库”归档备查。针对立项审批，行政专员需利用CRM系统或OA平台发起“议题立项申请”，系统自动抓取议题涉及部门与金额，待办任务并流转至审批流，审批通过后系统自动锁定议题状态，防止重复申报，确保立项流程的闭环管理与数据可追溯性。

在议题筛选阶段，必须建立“议题质量评估表”，由行政助理对议题的可行性进行打分（满分100分），重点核查业务部门是否提供了必要的背景数据、历史案例支撑及明确的决策依据，对于评估分数低于70分的议题，需退回业务部门补充完善材料后方可进入立项阶段，避免无效会议资源浪费。立项审批通过后，行政部需立即在内部知识库创建“议题档案”，录入议题名称、立项时间、负责人及关联业务单元，并设置自动提醒功能，在会议筹备期前3天再次推送立项确认通知至相关参会人员，确保关键信息不遗漏。对于高价值议题（如年度预算调整、重大政策落地），需启动专项立项会议，由高级管理层直接参与决策，会