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制造业采购部采购员原材料检验手册

第1章原材料进场管理

1.1采购订单与到货通知

采购员在收到供应商发出的正式订单时，必须核对订单号、物料编码、规格型号、单价、数量及交货日期（LeadTime）是否一致，若发现任何差异，应立即在系统内挂起订单并通知采购经理，严禁在未确认状态下直接安排生产或入库。到货通知单（ASN）应在货物到达工厂前24小时通过邮件或ERP系统发送给采购员，内容需包含预计到达时间、预计到达地点（如具体仓库区域）、货损预估及特殊注意事项，以便采购员提前准备接收人员。

采购员需对照订单清单逐笔核对实物数量，使用电子秤或扫码枪进行称重，若发现数量短缺，必须立即拍照留存并上报，严禁“先入库后补单”，以免后续产生质量责任纠纷。到货通知单应注明外包装破损情况、包装内是否有异物或受潮迹象，并记录供应商的包装箱号、托盘号及物流单号，为后续索赔或退回做准备。供应商提供的送货单（DeliveryNote）需与采购订单中的明细完全匹配，若送货单上缺少订单中的关键附件（如合格证、检测报告），采购员有权拒绝签收并要求补充。

验收人员必须确认供应商提供的送货单上的批次号、生产日期与采购订单一致，若批次号不符，必须拒绝接收该批次货物，并要求供应商提供有效的质量证明文件。

1.2到货验收单据规范

所有入库验收单据必须包含供应商名称、供应商代表签字、货物数量、总金