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会议室使用管理及日常运维制度

所有会议室实行线上预约制，公司全体正式员工可通过OA办公系统的会议室预约模块提交使用申请，10人以内常规内部会议需至少提前1个工作日提交申请，20人以上跨部门会议、需使用视频会议系统的远程会议、有外部人员参会的接待类会议需至少提前3个工作日提交申请，申请时需准确填写会议主题、参会人数、预计使用时长、所需设备及服务需求，涉及外部访客参会的需同步提交所有访客的姓名、身份证号、到访时间，提前同步至前台完成访客准入报备，未提前报备的访客不予放行进入办公区域。

预约提交后1小时内由行政部会议室管理员完成审核，审核通过后预约生效，同一时段出现多笔预约申请的，按照优先级排序调配资源，优先级从高到低依次为公司级重大战略会议、监管接待及重要客户接待会议、部门级正式业务会议、常规部门周会/例会、临时内部讨论，同优先级申请按照提交时间先后确定使用权，若遇更高优先级会议需占用已预约会议室，管理员需提前至少2小时与原预约申请人沟通，协调调整使用时间或调换同规格可用会议室，不得直接取消预约未告知申请人。预约生效后需取消使用的，需至少提前2小时在预约系统中操作取消，预约时段开始后1小时未到场签到使用且未告知管理员取消的，系统自动释放该会议室资源供其他申请人使用，同一部门自然月内累计3次出现预约未使用且未提前取消的情况，暂停该部门会议室预约权限7天，暂停期内该部门所有会议需提前1天线