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企业基础办公流程手册

一、会议组织与管理流程

适用范围

适用于部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、专题汇报会等各类企业内部会议的组织、召开及后续跟进工作。

操作步骤

（一）会前准备

明确会议基本信息

会议发起人需确定会议主题（如“Q3项目进度复盘会”）、时间（精确到上/下午:，预计时长）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（部门负责人、项目组核心成员、相关协作部门接口人等）。

若为跨部门会议，需提前与各部门参会人员确认时间可行性，避免冲突。

准备会议材料

根据会议主题整理相关材料，如项目进度表、数据报表、议题清单、待决议项等，材料需提前至少1个工作日发送至参会人员，保证大家有充足时间预览。

线上会议需提前测试软件功能（如腾讯会议、钉钉），保证音视频、屏幕共享正常，并提前发送会议及参会密码。

发出会议通知

通过企业OA系统或邮件发送正式通知，内容需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程（按顺序列出讨论项及预计时长）、需提前准备的材料。

示例：“【会议通知】关于项目进度复盘会的通知：时间：X月X日（周三）14:00-16:00，地点：3楼会议室A，参会人：项目组全体成员、产品经理*，议程：1.各模块进度汇报（30分钟）；2.问题与风险讨论（40分钟）；3.下阶段计划确认（30分钟）。”

（二）会中执行

签到与开场

提前10分钟开放会议室，安排专人（或会议发起人）负责签