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建筑行业办公室行政员公文处理工作手册

第1章公文收发管理

1.1公文接收登记与签收规范

接收人须依据《党政机关公文处理工作条例》及单位《公文处理管理办法》设定接收窗口，在收到纸质或电子公文时，立即核对发件单位、文号及标题等基本信息，确保“件件有回音，事事有记录”。对于纸质公文，接收人需在专用《收文登记簿》或电子OA系统内输入接收时间、接收人姓名、联系电话及送达地点，并加盖个人印章或系统电子签名，严禁仅凭口头通知或事后补填。

签收环节必须遵循“当面签收、当面确认”原则，接收人须当面阅读文件内容，检查是否存在错漏、破损或内容违规，确认无误后在登记簿或系统上签署“已收悉”字样，并记录具体的签收时间。若发现公文存在明显瑕疵（如字迹潦草、缺页、错别字），接收人应立即向发文单位发出《公文退回通知单》，注明具体问题及建议修改意见，并保留退回凭证，不得直接拆阅或私自修改。电子公文需通过系统自动流转，接收人须在系统内确认电子签名的有效性，系统的电子签名需具备不可篡改性，确保电子公文的法律效力与真实性。

所有收文登记信息须建立完整的“三单合一”台账（即收文登记单、签收记录表、电子公文归档单），每日下班前须由行政员进行二次复核，确保数据准确无误，为后续流转提供可靠依据。

1.2公文分发与流转追踪

公文分发前，行政员须严格审核发文单位的审批流程是否闭环，确认发文权限、密级及份数