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放弃投标函标准格式及注意事项

二、撰写与发出放弃投标函的注意事项

放弃投标函虽非投标文件的核心组成部分，但其撰写和发出同样需要严谨对待，以避免不必要的误解或潜在风险。

（一）时效性是首要原则

放弃投标函必须在招标文件规定的投标截止时间之前发出并送达招标方。这是最基本也是最重要的要求。逾期送达的放弃投标函可能不被招标方接受，甚至可能被视为投标无效或产生其他不良后果。尽早发出，也能给招标方留出更多时间进行后续安排，体现企业的责任心。

（二）确保信息准确无误

函件中涉及的项目名称、招标编号等关键信息必须与招标文件完全一致，避免因信息错误导致招标方混淆或无法识别。发送前务必仔细核对。

（三）措辞得体，态度诚恳

函件的语言应简洁、专业、礼貌。即使是放弃投标，也应表达对招标方的尊重和感谢。避免使用任何可能引起误解或不快的言辞。

（四）形式合规，手续完备

通常情况下，放弃投标函需以书面形式（正本）提交，并加盖投标单位公章。若招标文件对放弃投标的形式（如是否需要法定代表人签字、是否接受传真或电子邮件等）有特别规定，应严格遵守。对于重要项目，建议同时采用邮寄（可追踪的快递方式）和电子邮件发送，并保留好发送凭证，确保送达。

（五）发送方式与送达确认

选择可靠的发送方式，如专人送达、挂号信、EMS或其他可提供送达回执的快递服务。若采用电子邮件，建议发送后电话确认对方是否收到。确保函件能够被招标方指定的接