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2025年行政行业人力资源HR专员人事档案管理手册

第1章档案接收与入档规范

1.1档案接收标准与流程

接收前需建立标准化的《档案接收登记表》，明确界定纸质档案、电子档案及声像资料的接收范围，依据《档案法》及单位内部制度，对接收人员的资质、接收权限及接收时间进行严格界定，确保接收过程可追溯、可量化。在接收现场，工作人员须对照《档案分类方案》检查档案盒的封签、内容标识及存放位置，重点核查档案材料的完整性（如卷内目录、备考表、原件、复制件是否齐全），确保“件件有编号，条条有依据”。

对于纸质档案，必须执行“三查”制度：一查档案是否破损、霉变，二查档案是否遮挡、污损，三查档案是否缺失、错漏，一旦发现需立即启动《档案修复与补充流程》，严禁带病入库。针对电子档案，需同步检查服务器存储空间的剩余容量及备份机制，确保接收的数字化文件未超过存储上限，且文件格式符合单位统一标准，防止因格式不兼容导致后续检索失败。接收流程需遵循“双人复核”原则，即由接收员与指定复核员共同签署《档案接收确认单》，复核员需重点核对档案目录与实物的一致性，确认无误后方可签字放行，杜绝单人操作带来的风险。

接收完成后，系统需自动《档案入库电子台账》，记录档案的编号、来源单位、接收日期、接收人及复核人信息，形成闭环管理，确保每一卷档案都有据可查，不留死角。

1.2电子档案与纸质档案同步归档

同步归档的核