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教育行业教务处教务员学籍管理考勤手册

第1章学籍档案管理规范

1.1学籍档案分类与保管制度

学籍档案依据《普通高等学校学生管理规定》及教育部最新目录标准，分为学籍档案（含学籍卡、注册表、成绩单、奖惩记录等）和人事档案（含学历证明、体检表、政审材料等），实行“一人一档、分类存放”原则。档案需按年度、专业、年级进行物理分类，建立“档案柜号+档案编号”的双重编码体系，确保档案位置固定、标识清晰，严禁将不同专业档案混放或交叉存放。

保管环境需符合《档案工作基本规范》，档案柜应配备温湿度调控设备，室温控制在18-24℃，相对湿度控制在45%-65%，防止纸张霉变和档案脆化。实行“双人双锁”管理，档案柜钥匙由教务处保管员和档案管理员共同持有，借阅需填写《档案借阅审批单》，并严格执行“谁借阅、谁负责、谁归还”的保管责任制。档案存放地点需具备防火、防潮、防盗、防虫、防鼠等物理防护功能，定期开展档案库房安全隐患排查，对破损、受潮的档案实行“三定”（定人、定岗、定责）修复管理。

建立档案定期清查制度，每季度核对一次档案实存数与台账数，对账实不符的档案立即查明原因并补齐，确保档案账、卡、物相符，杜绝“账实分离”现象。

1.2入学转学退学档案归档流程

新生入学时，教务处依据录取通知书和体检表，在3个工作日内完成新生学籍信息的录入，并同步《入学登记档案》，作为档案归档的起