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行政行业办公室行政员公文收发工作手册

第1章公文收文处理规范

1.1收文登记与签收管理

收文登记是行政办公室接收公文的第一道关口，旨在确保公文来源清晰、去向明确，防止公文“跑冒滴漏”。所有incoming公文必须在24小时内完成登记，登记单需一式两份，一份留存，一份归档，并严格执行“谁接收、谁签字”的原则，严禁代签或事后补签。签收环节需核实公文封面、文号、发文字号及红头印章的完整性，确认无误后方可在《收文登记簿》上签字，若发现文件破损、缺页或印章模糊，应立即暂停签收并上报办公室主任进行核实，严禁在未确认完整性的情况下强行签收。

签收后的《收文登记簿》需立即录入计算机办公系统，录入内容包括：收文日期、发文机关、发文字号、密级、紧急程度、密送范围及经办人，系统录入完成后需由两名以上工作人员复核录入准确性，确保数据与实物一致。对于涉及国家秘密、商业秘密或重要公务的公文，签收时必须双人复核并签署“保密签收单”，注明保密期限和保管要求，同时需立即通知保密办进行分级处理，普通行政公文则需在2个工作日内转入流转环节。签收过程中若发现公文存在明显瑕疵，如骑缝章缺失、字体错别字或内容逻辑混乱，需在登记簿上注明“待修正”字样，并记录瑕疵类型及发现时间，严禁直接流转至下一环节，必须等待上级机关或办公室负责人审批后方可处理。

登记完成后，收文员需在10分钟内将公文送