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2025年金融行业办公室行政员档案借阅登记工作手册

第1章总则与职责规范

1.1借阅登记基本原则

坚持“谁借谁用、谁管谁责”的主体责任原则，确保所有档案借出均有明确的责任人，杜绝“借走即忘”的管理盲区，从源头上落实档案安全的第一道防线。贯彻“先审批、后借阅、再登记”的闭环管理原则，严禁未经登记直接调阅档案，通过前置审批环节堵住无计划、无目的的随意借阅漏洞，确保档案调动的必要性与合规性。

落实“全程留痕、节点可控”的数字化管控原则，利用办公自动化系统强制记录借阅起止时间、经办人及审批人信息，实现纸质单据与电子数据的同步固化，确保操作可追溯。执行“限时归还、动态盘点”的时效管理原则，设定档案借阅的最长有效期，并建立定期盘点机制，防止因长期闲置造成的档案损坏或信息泄露风险，强化时效意识。遵循“分级授权、统一标准”的权限管理原则，根据档案密级设定差异化的借阅权限，实行“一人一证一码”，确保不同密级档案的调阅行为受到严格分级控制和精准授权。

秉持“实事求是、按需调用”的服务导向原则，鼓励员工通过内部共享平台或远程手段获取档案资料，仅在确需现场查阅且无法通过数字化方式解决时，才启动线下借阅流程，提升工作效率。

1.2档案分类与编码体系

依据《档案法》及金融行业监管规定，将档案划分为“业务类”、“管理类”、“科技类”、“人事类”及“综合类”五大核心类别，确保各类档案在物理