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合同档案管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、安全与有效利用，防范合同风险，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称合同档案，是指公司在生产经营、管理活动中对外签订或履行的，具有法律效力的各类合同（协议、契约、意向书等）及相关的洽谈、审批、履行、变更、终止等过程中形成的全部文件材料的总称。

第三条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构对外签订的各类合同档案的管理。

第四条管理原则

合同档案管理遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的原则。

第二章合同档案的界定与构成

第五条合同档案的界定

凡以公司名义对外发生权利义务关系的合同，无论金额大小、形式如何，其形成的文件材料均应纳入合同档案管理范畴。

第六条合同档案的构成

合同档案一般应包括但不限于以下材料：

（一）合同洽谈过程中的背景资料、可行性研究报告、对方当事人资质证明文件（如营业执照、相关许可证书、法定代表人身份证明等）；

（二）合同文本（包括主合同、补充协议、附件等）的正本、副本及修改稿；

（三）合同审批过程中的审批单、会议纪要、批示意见等；

（四）合同签订过程中的授权委托书、法定代表人身份证明书；

（五）合同履行过程中产生的送货单、验收单、付款凭证、发票、对方收款收据、往来函电、通知、备忘录