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建筑工程监理部收发文管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范建筑工程监理部（以下简称“监理部”）的收发文管理工作，确保各类文件传递及时、处理高效、归档有序，保障监理工作的顺利进行，依据国家相关法律法规及公司质量管理体系要求，结合监理部实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于监理部在工程项目实施过程中所有外来文件的接收、处理、传阅、归档，以及监理部对外发出文件和内部文件的拟制、审核、签发、分发、存档等管理工作。监理部全体人员均须严格遵守本制度。

（三）基本原则

1.及时性原则：文件收进与发出必须迅速、及时，不得延误。

2.准确性原则：文件内容、传递对象、处理意见必须准确无误。

3.规范性原则：收发文流程、文件格式、编号、登记、归档等均应符合规定标准。

4.保密性原则：严格遵守保密纪律，对涉密文件或敏感信息按规定进行管理，严防泄密。

5.可追溯性原则：收发文过程应有完整记录，确保每一份文件的来龙去脉清晰可查。

二、收文管理

（一）收文范围

收文包括但不限于：建设单位（业主）发出的指令、通知、函件、会议纪要、审批文件等；施工单位报送的施工组织设计、专项施工方案、进度报告、工程款支付申请、隐蔽工程验收记录、竣工资料等；勘察设计单位提供的设计图纸、设计变更、洽商记录等；公司下发的各类文件、其他相关单位发来的与项目监理工作有关的文件材料。