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会议服务作业标准

一、会前筹备阶段作业标准

（一）会议需求对接

信息收集会议服务人员需在接到会议需求后的24小时内，与会议组织者进行全面对接，收集以下核心信息：会议主题、性质（如内部工作会议、行业研讨会、商务洽谈会等）、预计参会人数（需精确到具体数字，同时明确参会人员的层级构成，如高管、普通员工、外部嘉宾等）、会议时间（包括开始时间、结束时间，以及是否包含午休、茶歇时段等细分时间节点）、会议地点（明确是本单位会议室、外部酒店会场还是其他特定场地）、会议议程（详细的流程安排，如发言环节、讨论环节、投票环节等的具体时间分配）、会议所需设备（如投影仪、音响系统、麦克风、视频会议设备等）、餐饮需求（包括茶歇、午餐、晚宴的标准、口味偏好、特殊饮食要求等）以及其他特殊需求（如会议资料准备、礼仪服务、接送机服务等）。

需求确认在收集完所有信息后，服务人员需在12小时内整理成《会议需求确认表》，以邮件或书面形式发送给会议组织者进行确认。确认表中需清晰列出所有需求细节，确保双方对会议的各项安排达成一致。若组织者提出修改意见，服务人员需在8小时内完成调整并再次发送确认，直至最终确认无误。

（二）场地布置

场地检查与清洁会议前一天，服务人员需对会议场地进行全面检查，包括场地的空间大小是否符合参会人数需求、场地内的设施设备是否完好（如灯光、空调、门窗等）、场地的卫生状况是否达标等。若发现问题，需立即协调相