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档案管理规范与信息化手册（执行版）

第1章档案管理规范与信息化手册（执行版）

1.1总则

1.1.1适用范围与定义

本手册适用于本单位及下属所有档案管理部门、业务部门及信息化项目组，涵盖从档案的收集、整理、保管、利用到数字化移交的全生命周期管理。“档案”在此定义中特指具有保存价值、经过法定程序形成或获取的，以文字、图表、声像等形式载体的历史记录，区别于一般办公文件。

“信息化手册”是指基于国家档案局相关标准，结合本单位实际建设的一套数字化档案管理系统操作指南，用于规范电子档案的采集、存储、检索及共享流程。本手册的“执行版”意味着所有操作必须严格遵循既定的技术规范，任何偏离标准的行为均视为违规操作，需依据本手册进行修正。适用范围不仅限于档案室，还包括负责档案数字化、元数据管理、档案查询入口搭建及档案安全审计的全体相关岗位人员。

定义中的“保存价值”是指档案内容在历史、法律、经济或社会层面具有不可再生或难以替代的凭证价值。

1.1.2编制依据与原则

本手册的编制严格依据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）以及本单位年度信息化建设项目实施方案。编制依据还包括《信息安全技术档案数据安全要求》（GB/T39786-2021）中关于数据加密和访问控制的具体条款，确保档案数据在传输和存储过程中的安全性。

遵循“统一规划、分