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档案收集整理与保管手册

第1章档案收集整理与保管手册

1.1收集范围界定与优先级排序

明确归档范围需依据国家《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将本单位产生的具有保存价值的文件、档案进行系统梳理，剔除与本单位工作无关的会议记录、一般性通知及电子数据草稿，确保归档范围精准覆盖核心业务活动。依据文件形成时间、重要程度及保存价值，采用“业务流优先、重要程度优先”原则对收集对象进行排序，优先收集涉及重大决策、重大事故、重大责任事故及具有典型性的原始凭证，确保关键历史资料不遗漏。

针对日常办公产生的普通业务文件，设定明确的归档时限，规定自文件形成之日起15个工作日内必须完成初步整理并移交档案室，逾期未移交的需由经办人书面说明理由并经部门负责人审批后方可延期。建立“一事一档”的收集清单制度，要求每个业务事项在收集时附带详细的《归档范围确认单》，明确列出该事项涉及的起止日期、涉及部门、文件类型及拟归档份数，作为后续审核的基准依据。对涉及保密审查的文件，在收集阶段即启动专项流程，要求经办人在提交原始载体时同时提供《保密审查意见表》，并附上由保密办出具的《保密审查合格证明》，严禁未经审查的涉密文件进入归档流程。

设定“零容忍”原则，对于无法提供完整形成过程说明、原件缺失、来源不清或存在重大篡改嫌疑的文件，一律不予归档，并强制要求经办人限期重新收集或申请调取，确保归