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档案管理与利用规范

第1章总则

1.1定义与范围

档案是指组织在业务活动中直接形成的，具有保存价值的各种文件材料，包括文书档案、会计档案、科技档案、医疗档案、人事档案以及会议记录、图纸、照片等实物载体。本章节所指的“档案”特指经归档单位正式归档并经档案管理部门登记的档案材料，而非在案头工作的原始草稿或即时通讯记录。档案管理的“范围”涵盖从档案的全生命周期管理，即自档案形成、收集、整理、鉴定、保管、利用到销毁的全过程，同时也包含利用过程中产生的复制件、复制品、复制材料以及利用档案时产生的新文件材料。

档案管理的“范围”不包括未形成归档条件的临时性草稿、会议记录、工作计划、项目建议书等尚未具备保存价值的材料，也不包括个人私人的日记、书信或家庭照片等非公务类材料。档案管理的“范围”不仅限于实体档案，还包括与档案相关的电子数据、电子文件及其的数据文件。随着数字化转型，电子档案的归档范围已扩展至系统日志、数据库备份、电子邮件往来及网站存档等。档案管理的“范围”明确界定为机关、团体、企业事业单位、社会组织及其工作人员在履行职责过程中形成的，具有查考利用价值的历史记录。

档案管理的“范围”具有动态性，当档案形成单位发生变更、归档政策调整或档案载体技术升级时，其归档范围需相应调整并重新界定，以确保档案管理的连续性和完整性。

1.2编制依据

档案管理的“编制依据”首先依据国家