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公司档案管理规定与文件归档流程实施细则

1.适用范围与权责划分

本细则适用于公司及下属全资、控股子公司所有门类档案的归集、归档、保管、利用、销毁全生命周期管理，覆盖行政事务、人力资源、财务审计、项目运营、市场品牌、技术研发、供应链管理、法务合规、党群建设、实物资产全场景生成的各类纸质文件、电子文档、声像资料、实物载体档案。各部门需按人员规模配置专职或兼职档案管理员：员工数低于50人的部门配置1名兼职档案员，50人及以上的部门每新增30人增设1名兼职档案员，兼职档案员岗位调整需提前3个工作日向行政部档案管理岗报备并完成工作交接，严禁出现岗位空档期。行政部档案管理岗核心权责包括：统筹全公司档案管理体系搭建、年度归档计划制定、归档材料合规性审核、档案库日常运维、档案利用审批流转、到期档案鉴审组织、档案管理技能培训落地；各部门兼职档案员核心权责包括：本部门日常生成文件的初步归集、归档材料前置校验、对接档案岗完成材料提交、部门内部档案借阅的初审登记；所有档案从业人员需通过属地档案行政管理部门组织的岗位资格考核，持证上岗，每年参加不少于8学时的档案管理专项继续教育。

2.档案分类与编码规则

全公司统一执行“全宗号-大类码-二级类目码-三级类目码-年度码-件号”六级档号编制规则，其中全宗号由2位公司成立年份后两位数字+2位工商注册顺序号组成，比如2021年注册的第17家下属子公司全宗号为21