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公司档案销毁流程与审批管理规定

为规范公司各类档案的销毁全流程管理，防范档案信息泄露风险，避免违规销毁导致的合规隐患、经营损失与溯源断层问题，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《会计档案管理办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及公司内部信息安全管控相关制度，制定本管理规定。本规定适用于公司总部、各全资子公司、控股参股公司所有类别的档案销毁管控，覆盖纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案四大类载体，涉及行政、业务、财务、人事、研发、法务、品牌全条线的待处置档案。本规定中所指待销毁档案，特指完成全生命周期使用流程、超出法定及公司明确的档案保管期限、无后续留存与溯源价值、经鉴定确认不属于特殊延保类别的档案资源；档案鉴定小组为公司档案销毁唯一法定鉴定主体，无该小组出具的正式鉴定结论，任何部门及个人不得启动任何档案销毁相关操作。档案销毁全流程严格遵循四大核心原则：第一，依规鉴定原则，所有拟进入销毁环节的档案必须经过不少于两轮的交叉核验，绝对禁止“先销毁后补流程”的反向操作；第二，全程留痕原则，从初筛标记到最终销毁完成的所有节点，所有操作人、时间节点、核心凭证全部可追溯，不存在任何无记录的空白环节；第三，闭环管控原则，销毁申请、审批、执行、溯源全流程形成完整管理闭环，任何一个节点未完成合规校验则流程自动终止，不得进入下一环节；第四，保密优先原则，所有待销毁档案无论标注密级高低，