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货运流程与客户服务手册

第一章收货与单据管理

1.1客户下单与合同确认

客户在ERP系统中发起采购订单（PO）时，系统自动根据预设的物料编码规则检查库存，若库存不足且无安全库存预警，系统将弹窗提示“缺料风险”，并强制要求客户补充补货指令或联系供应商补货，确保入库前物料齐套率不低于95%。合同确认环节需由采购专员与客户法务共同审核，重点核对合同中的价格条款（含税/不含税）、交货周期、运输方式及违约责任，系统自动将审核通过的合同数据同步至供应链主数据，唯一的合同编号供后续单据流转。

在签署电子合同时，系统需强制要求客户输入唯一的客户统一社会信用代码作为校验码，若校验失败，系统自动锁定合同按钮，并提示“请核对客户主体信息”，防止因主体信息错误导致的后续法律纠纷。合同生效后的24小时内，系统自动触发“预到货通知”流程，若客户未在规定时间内确认收货，系统将根据合同约定的违约金条款，在48小时内自动向客户发送催款邮件，提醒其履行付款义务。当采购订单金额超过50万元人民币时，系统自动升级审批流程，将该订单推送到高级采购经理及财务总监的审批队列，并“大额采购预警单”，要求财务部门提前介入审核资金预算。

合同归档完成后，系统自动截取合同首页及关键条款页作为电子档案的元数据，将完整的合同PDF文件加密存储至法务服务器，并包含合同编号、签署日期、签署人及电子签章