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供应商品质联络函

一、品质联络函的核心价值与适用场景

品质联络函并非简单的投诉信，它是基于事实与数据，以解决问题、预防再发为目标的正式沟通文件。其核心价值在于：清晰传递品质关切、明确责任界定、记录沟通过程、促进持续改进。

适用场景通常包括但不限于：

*来料检验或过程使用中发现的产品质量不符合约定标准；

*客户投诉追溯至供应商责任的品质问题；

*生产过程中出现的、与供应商物料相关的异常；

*对供应商提交的纠正预防措施（CAPA）的回复与确认；

*就潜在质量风险进行提前预警与沟通；

*对供应商质量体系运行状况的查询或要求。

二、品质联络函的关键构成要素

一封专业的品质联络函应结构完整、逻辑清晰，确保接收方能够迅速理解问题本质与我方诉求。其关键构成要素如下：

（一）清晰的标题与基本信息

标题应直截了当，点明核心事由，例如：“关于XX物料XX不良现象的品质联络函”或“关于XX批次产品XX问题处理进展的查询”。函件开头需包含：

*致：供应商全称及具体对接部门/人员（若明确）

*发件方：本公司名称、部门

*日期：发函日期

*联络函编号：便于内部追溯与管理（编号规则可自行制定，如包含年份、月份、部门代码及流水号）

*主题/事由：与标题呼应，高度概括函件内容

（二）问题描述：客观、准确、具体

这是联络函的核心部分，必须基于