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有机农业公司供应链档案管理制度

1总则

1.1制定目的

为规范公司有机农业供应链全链条档案管理工作，建立标准化、系统化、闭环化的档案管控体系，彻底解决当前供应链档案归集零散、资料留存不全、分类混乱、借阅无记录、归档不及时、到期资料随意处置等管理乱象。有机农业供应链档案涵盖采购资质、生产台账、质检报告、仓储流转、物流溯源、合作服务商资料、考核记录等核心合规资料，是有机产品认证年审、市场监管核查、供应链问题溯源、经营责任界定的核心依据。现阶段公司供应链档案多由各部门自行零散保管，缺乏统一归集标准、管控流程与保管规范，极易出现资料遗失、台账断层、新旧资料混杂、无法溯源核验等问题，不仅影响日常供应链复盘、数据核对工作，还会直接引发有机合规审核风险、经营纠纷举证难题。为明确各部门档案管理职责、统一档案分类标准、规范全流程操作节点，实现供应链档案应收尽收、分类清晰、保管安全、查阅可控、销毁合规，保障有机供应链全流程可追溯、可核查、可复盘，支撑公司合规经营与精细化管理发展。

1.2适用范围

本制度适用于公司有机业务全供应链档案管理相关工作，覆盖上游供应商资质档案、农资采购合同及台账档案、种植生产流程档案、产品质检合规档案、仓储出入库及养护档案、物流运输溯源档案、供应链服务商考核档案、供应链协同复盘及整改档案、供应链成本核算档案等所有供应链相关纸质及电子档案。管控范围包含档案收集归集、分类整