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合同变更台账归档制度

第一章总则

第一条为规范公司合同变更过程中的台账管理与归档工作，确保合同变更信息的完整性、真实性和可追溯性，防范因变更管理不当导致的法律风险与经营风险，提高合同管理效率，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》《公司合同管理办法》等相关法律法规及内部管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同等）的变更台账建立、动态更新、归档保管及监督检查工作。公司各部门、分支机构及子公司（以下统称“各单位”）在合同变更管理过程中均须遵守本制度。

第三条合同变更台账与归档管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：台账登记内容须与合同变更实际情况一致，不得虚构、遗漏或篡改变更信息；

（二）完整性原则：台账要素须涵盖合同变更的全流程信息，归档材料须包含变更审批、执行、确认等各环节的完整资料；

（三）及时性原则：合同变更事项发生后，须在规定时限内完成台账登记与归档，确保信息动态更新；

（四）规范性原则：台账格式、归档流程、材料整理须符合统一标准，确保管理有序；

（五）安全性原则：台账与归档材料须妥善保管，采取防火、防潮、防虫、防盗、防泄密等措施，确保信息安全。

第二章职责分工

第四条合同管理部门（法务部/合同管理中心）履行以下职责：

（一）统筹协调