质保金对账台账归档制度.docxVIP

质保金对账台账归档制度

第一章总则

第一条为规范公司质保金对账台账的建立、维护与归档管理，确保质保金资金安全、数据真实、追溯便捷，防范财务风险，依据《中华人民共和国会计法》《建设工程质量管理条例》《公司财务管理制度》及行业相关规定，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有涉及质保金业务的项目、合同及相关部门，包括但不限于工程建设项目、采购项目、服务项目等质保金的收取、支付、对账及台账归档管理。公司各部门、分支机构及控股子公司均须遵守本制度。

第三条本制度所称术语定义如下：

（一）质保金：指按合同约定，从应付合同款中预留的用于保证工程质量、履行合同义务的保证金，或作为履约担保的资金。

（二）对账台账：记录质保金收取、返还、扣款、余额等核心信息的动态管理表格，是质保金全生命周期追溯的核心依据。

（三）归档：对质保金对账台账及相关原始资料进行整理、分类、编号、保管的过程，确保资料的完整性和可查阅性。

第二章职责分工

第四条财务部是质保金对账台账归档管理的牵头部门，主要职责包括：

（一）制定统一规范的质保金对账台账模板，明确台账要素及填写要求，报总经理办公会审批后执行；

（二）负责质保金的会计核算、资金收付及账务处理，确保台账与会计账簿、银行账户余额一致；

（三）牵头组织与业务部门的定期对账，编制《质保金对账差异表》，跟踪差异处理情况