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办公用品采购分发管理流程

我做公司行政后勤工作快八年了，办公用品采购分发这块，从最开始手忙脚乱天天被人催，到现在整个流程顺顺当当，一年下来还能帮公司省下小几万的不必要开支，全靠一步步踩坑摸出来这套完整的管理流程。说白了，办公用品看着都是不值钱的小东西，笔啊本啊回形针啥的，可是要是流程乱了，要么就是断供导致大家办公受影响，要么就是买多了堆着过期浪费，还容易出账目不清的问题。今天我就把我们实际一直在用的完整办公用品采购分发管理流程，从头到尾捋清楚，每一步都是实际调整验证过的，靠谱实用。

1前期需求收集与统计环节

需求收集是整个流程的源头，源头错了后面全错，我刚做这块的时候没当回事，吃过不少亏，所以现在对这一步要求特别严。

1.1常规办公用品的定期收集

常规办公用品就是大家日常高频消耗的品类，比如黑色中性笔、笔芯、便签本、工作笔记本、回形针、订书钉、A4纸这些，我们公司一百多号人，我现在固定每个月最后一周发起下月的常规需求收集。一般我会先在内部办公群发通知说明收集截止时间，同时单独给每个部门的内勤发提醒，就怕有人忙起来没看群消息。我刚做的时候只发了群通知，结果销售部整个月都在外面跑项目没人看群，到了月中一半人没笔用，来找我的时候我没备货，只能临时跑附近文具店高价买，比批发价贵了一倍还多，从那之后我就加了部门内勤对接这一步，每个部门内勤负责统计本部门所有人的需求，统一报给我，大大降低了