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会议纪要归档管理规定

总述

做了快十年行政档案管理工作，我太清楚会议纪要归档混乱有多坑了。前几年我们单位处理一起外部合作纠纷，对方拿出了当年双方参会签字确认的会议纪要，把权责写得明明白白，我们这边翻遍了各个部门的电脑、旧文件柜都找不到存档，当时负责对接的同事早就调去外地分公司了，文件存在他个人U盘里，收拾东西搬家的时候不知道丢到哪去了，差点让单位平白蒙受损失。从那之后我们就花了两个多月梳理过往的归档问题，结合单位实际情况定了这套明确的会议纪要归档管理规定，核心目的不是为了给大家添约束，而是给单位留好决策的“存根”，给大家干活留好依据，真出问题的时候能拿得出凭证，需要追溯工作的时候能找得到来源。接下来就从各个环节把规定说清楚，确保每一个环节都有章可循。

1总则

1.1制定目的

会议纪要是单位各类会议决策、工作部署、权责划分、共识敲定的正式书面记录，是单位运营管理过程中非常核心的原始凭证，小到部门分工调整，大到重大项目投资、对外合作谈判，所有敲定的内容都要靠会议纪要留存。之前很多单位都存在“重开会、轻整理，重使用、轻归档”的问题，纪要开完就存在个人电脑里，换个经办人就找不到，时间长了电脑换代、人员流动，文件直接就丢了，等要用的时候追悔莫及。制定本规定，就是为了统一规范会议纪要的归档流程，明确各环节的责任，保证会议纪要归档完整、保管安全、查阅方便，充分发挥会议纪要在工作开展、责任追溯