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外部往来资料接收登记管理规范

从事行政档案管理工作快十年了，我见过太多因为一份外部来的资料没做好登记，捅出大篓子的事：小到业务部门找一份客户资质翻遍整个办公室都找不到，耽误了投标；大到监管部门的整改通知压在哪个员工的抽屉里忘了处理，被罚了钱还影响了单位信用。正是因为踩过这些坑，我们才一点点打磨出这套外部往来资料接收登记管理规范，它不是写在墙上的摆设，是实实在在帮我们规避风险、提高效率的工作准则。接下来就从各个方面把这个规范说清楚。

1总则

1.1制定目的

制定本规范的核心目的，就是统一规范所有从单位外部接收的往来资料的管理流程，明确各个环节的责任，从源头避免资料遗漏、丢失、错转、泄露等问题，保障单位内部信息流转顺畅，规避不必要的经营和合规风险。我刚参加工作的时候，我们单位就出过一件事：合作供应商寄来了盖章的供货价格补充协议，前台收了之后直接转给了业务部的对接人，对接人当时忙着赶项目，随手夹在自己的笔记本里，后来对接人调去别的部门，交接的时候完全没提起这份协议，过了一年结账的时候，对方拿出协议说我们认可了新价格，要补几十万的货款，我们翻了半个单位的档案都找不到底，最后好不容易在旧笔记本里翻出来，才发现对方写错了价格条款，要是真找不到，这个损失就得我们自己担。从那之后我们就下定决心，必须把外部往来资料的接收登记定成死规矩，不能再吃这种糊涂亏。

1.2适用范围

本规范适用于单位所有