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2025年建筑行业档案部档案员工程资料管理手册

第1章档案管理制度

1.1档案管理组织架构

建筑项目的档案管理是否高效，直接取决于其组织架构的合理性。一个典型的工程档案管理组织架构应至少包含三个层级：决策层、管理层和执行层。决策层通常由项目总负责人或档案管理总协调人组成，他们需具备项目整体视野，能够制定符合ISO9001质量管理体系和GB/T50328《建筑工程文件归档整理规范》的档案管理策略。管理层则由档案部主管或项目经理担任，负责日常监督与资源调配，确保档案流程符合BIM（建筑信息模型）协同管理的需求。执行层是具体的档案员、技术员或监理单位文员，他们需掌握电子文档管理系统（EDMS）的操作，并遵循文档管理生命周期理论，从文件创建到销毁全程跟踪。

实践中发现，当项目规模超过5000平方米时，设立专职档案管理员往往不足够。此时，引入轮岗制或采用矩阵式管理，让技术负责人兼任部分档案审核工作，能够显著提升归档及时率。例如，某超高层项目通过建立“技术部-档案室-监理单位”三方联动的信息平台，将图纸变更的传递时间从3天压缩至2小时，这正是多层级协作的优势体现。

1.2档案管理职责与权限

档案管理职责的划分必须符合“谁产生、谁负责”的基本原则，同时考虑行业特性。项目档案部主管需具备一级注册档案师资质，其核心职责包括制定符合《建设工程文件归档规范》GB/T50328的分类方案