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关于客户退货处理的协商函6篇范文

关于客户退货处理的协商函第1篇

尊敬的客户名称____：

根据我司与贵方签订的《销售合同》（合同编号：____），我司已收到贵方关于产品退货的正式申请。经核查，贵方提出的退货申请符合合同约定的退货条款，但鉴于我司对产品质量的严格把控及售后服务的承诺，现就退货事宜进行正式协商并出具书面函件，以明确双方责任，保证交易的合规性与可追溯性。

一、具体事项详细描述

贵方于____年____月____日提交的退货申请，涉及产品型号____，规格____，数量____件，退货原由于____（如：产品瑕疵、功能不符、包装破损等）。根据合同条款，贵方应于收到退货申请后____个工作日内完成退货流程，包括但不限于产品退回、发票开具及款项结算。

二、数据事实支撑

根据我司系统记录，贵方在____年____月____日已确认收货，并在____年____月____日提交退货申请。贵方提供的退货申请单号为____，并附有相关证明材料，包括但不限于产品照片、检测报告、聊天记录等。我司已对产品进行初步查验，确认其符合退货条件。

三、明确的行动建议或要求

为保障交易的完整性与合规性，我司现提出以下具体要求：

1.贵方须在____年____月____日前将符合退货条件的产品退回我司指定