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2026年企业文件收发与归档制度

本制度适用于集团及下属全资子公司、控股子公司、分公司、驻外办事处所有内部制发、外部往来的纸质文件、电子文件、涉密文件、业务凭证、音像资料等全类别文件的收发、流转、归档、利用全流程管理，所有涉及文件处理的正式员工、劳务派遣人员、外包服务商、合作方对接人员均需严格遵守本制度要求。

一、职责划分

（一）集团行政中心档案管理部为全集团文件收发与归档工作的归口管理部门，承担以下职责：

1.制定、修订、迭代全集团文件收发归档规则，每年12月20日前完成下一年度规则的优化更新，结合国家最新政策、信创改造要求、公司业务调整需求完善制度条款；每年组织2次全集团档案管理人员专项培训，培训覆盖所有在岗档案管理相关人员，考核合格率不低于95%，未通过考核的不得独立承担档案管理工作。

2.统筹集团总部级文件的收发、流转督办、归档存储工作，负责集团中心档案库房、电子档案管理系统（以下简称EDMS系统，已完成信创适配改造）的日常运维，其中电子档案存储可靠性要求达到99.99%，灾备恢复时间目标（RTO）≤4小时，恢复点目标（RPO）≤1小时，全年系统停机时长不超过8小时。

3.定期开展全集团文件归档合规审计，每季度抽取不少于30%的下属单位开展现场检查，年度覆盖所有下属单位，要求全集团年度文件归档完整率100%，准确率不低于99.8%，破损率不高于0.1%。

4.统一对