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合同存档、查阅管理办法

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合同存档、查阅管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司合同档案的形成、积累、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的真实、完整、安全和有效利用，维护公司合法权益，防范经营风险，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中签订的各类合同、协议、意向书以及相关的补充协议、附件、变更文件等具有法律效力或重要参考价值的文件材料的存档与查阅管理。

第三条基本原则

合同存档与查阅管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：存档合同及相关材料必须为办理完毕的真实原始文件，内容真实可靠。

（二）完整性原则：合同从谈判、审批、签订到履行、变更、终止（解除）的全过程形成的主要文件材料均应完整归档。

（三）规范性原则：合同档案的整理、编号、装订、保管、查阅等环节均应符合本办法规定，做到有序规范。

（四）安全性原则：采取有效措施，确保合同档案实体安全和信息安全，防止失泄密、损毁、丢失。

（五）高效利用原则：在安全保密的前提下，优化查阅流程，为公司经营管理活动提供便捷、高效的档案服务。

第二章管理机构与职责

第四条管理机构

公司综合管理部（或指定档案室，下同）是合同档案的归口管理部门，负责统筹、指导和监督全公司的合同存档与查阅工作。