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服装行业跟单部跟单员订单跟进管理手册

第1章订单接收与确认

1.1订单基本信息录入

订单信息如流水般涌入跟单部时，准确录入系统是后续所有环节的基石。客户提供的采购订单（PO）或电子数据交换（EDI）文件，必须完整转化为系统可识别的数据格式。SKU编码、数量、交付日期等核心字段，任何一项录入错误都可能导致生产排程混乱或交付延期。例如，某品牌曾因将3XL误录为XL，导致200件订单生产尺寸错误，挽回成本高达15万元。因此，录入时需严格执行三重复核机制：操作员自检、主管抽查、系统自动校验。特殊工艺要求如植绒、绣花等，需在备注栏详尽记录，并关联工艺工时数据库供后续核价参考。

1.2订单条款审核

收到订单后，条款审核是规避商业风险的关键防线。合同附件中的起订量（MOQ）条款必须与客户信用评级匹配。某快时尚品牌曾因忽视首批起订量5万件条款，导致新供应商因资金周转不足放弃生产，被迫加急寻找替代方案，间接损失超50万元。审核时需特别关注以下五项：付款条件是否与公司政策一致（如L/C即期/远期、T/T预付比例）、质量标准是否包含国际标准编号（如AATCC81-92）、包装要求是否明确到每件独立包装规格、运输条款是否约定清晰（EXW/FCA/FOB等）、违约责任是否量化（如延迟交付每日罚息0.1%）。建议建立条款模板库，针对不同客户类型预设审核要点，提高效率的同时减少遗漏。

1.3客