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会议室使用规范告知书

一、预约管理规范

1.1预约权限与适用范围

公司所有会议室（含1楼101可容纳24人大型培训会议室、1楼102可容纳12人部门研讨会议室、2楼201可容纳8人小型谈判会议室、2楼202可容纳16人项目评审会议室、3楼301可容纳6人VIP接待会议室、3楼302可容纳4人临时沟通会议室共6间）仅面向公司在职员工、经公司审批通过的外部合作方开放，非授权人员不得擅自预约使用。所有会议室使用均需提前通过公司OA系统“会议室预约模块”提交申请，未按流程预约的使用需求原则上不予保障，临时突发应急会议需至少提前30分钟向行政部会议室管理岗（联系电话：0XX-XXXXXXX，企业微信ID：meeting_admin）报备，经确认场地空闲后方可使用。

1.2预约时间规则

常规会议预约需至少提前1个工作日提交申请，跨部门会议、涉及外部参会人员的会议、需使用特殊设备的会议需至少提前2个工作日提交申请，大型培训、全员会议、重要接待类会议需至少提前3个工作日提交申请。单场会议预约时长最长不得超过4小时，超过4小时的会议需在预约时额外提交会议议程说明，经行政部审批后方可生效；同一部门同一自然周内预约同一会议室的总时长不得超过8小时，避免长期占用公共资源影响其他部门使用。

会议室可预约时间段为工作日8:00-21:00，非工作日（含周末、法定节假日）预约需至少提前1个工作日提交申请，同