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招标代理项目合同遗失应急补办预案

1适用场景与风险分级

招标代理项目合同遗失并非统一等级的偶发疏漏，不同遗失场景对应的合规风险、处置成本、时间窗口存在3倍以上差异，严禁不分场景套用统一补办流程。本预案覆盖所有从合同双方签署完成到档案永久保存全周期内的合同遗失场景，根据风险敞口、影响范围、处置难度将事件分为三个等级，明确对应启动权限：

Ⅲ级（一般事件）：合同在单位内部档案存放环节遗失，留存有完整有效电子档（含双方CA电子签章版本，或带完整骑缝章、双方落款章的清晰全本扫描件，且内容可与OA审批终版100%匹配），合同尚未进入备案、回款、审计环节，无流出单位可控范围的可能。Ⅲ级事件由项目负责人自行启动处置，报档案管理员备案即可，无需跨部门协调。

Ⅱ级（较大事件）：合同在内部流转环节（签署后到归档前）遗失，仅存未盖章的Word终版或不完整扫描件（缺失骑缝章、落款页），合同已进入中标公示结束后的15天备案窗口期，或距离合同约定的首付款支付节点不足10天，但有明确证据证明合同未流出单位范围。Ⅱ级事件需经项目所属部门经理审批后启动处置，同步告知合规专员介入审核。

Ⅰ级（重大事件）：合同在递送途中遗失（含快递寄送、外出办事携带、第三方传递环节丢失），无论是否留存电子档，只要存在流出单位可控范围的风险，或涉及使用财政资金1000万元以上的政府采购项目，或距离审计进场、专项执法检查不足7天，一律判定